Para qualquer empresa é importante que os ruídos de comunicação sejam inexistentes, afinal esse conflito pode gerar diversos transtornos para as equipes, funcionários, gestão e consecutivamente refletir nos resultados do negócio.

Afinal, se fazer entender é um desafio, principalmente no ambiente de trabalho, seja uma empresa de diligenciamento ou um museu, é de extrema importância que se tenha uma boa comunicação com a equipe para evitar qualquer problema com os colaboradores.

Isso porque o mundo atual exige que essa comunicação seja a melhor possível, tanto entre cliente e empresa, como entre as equipes e seus superiores. É importante entender que não vale apenas fornecer um atendimento rápido e amigável, é preciso entregar valor.

Quando existem ruídos de comunicação e os problemas de diálogo acontecem, eles impactam não apenas os funcionários e todos os processos internos, mas reflete nos resultados da experiência do cliente.

O que são ruídos de comunicação?

São interferências que prejudicam a equipe como todo, com problemas de entendimento:

• Das mensagens;
• Dos alinhamentos;
• Das regras;
• Solicitações corriqueiras.

Esses ruídos podem acontecer de diversas formas e em vários canais de comunicação, desde uma conversa simples em refeições coletivas entre os funcionários, até uma reunião corporativa, onde os objetivos não fiquem claros.

Esses ruídos resultam em grandes erros e problemas com relacionamentos entre os colaboradores, e com isso a queda de qualidade nos setores.

É importante ressaltar que um problema na comunicação às vezes pode parecer algo bobo e sem necessidade de preocupação, mas pode gerar diversos transtornos e prejuízos financeiros.

Afinal, o tempo que esse funcionário está sofrendo sem entender o que precisa fazer afeta sua rotina e desempenho.

Fases da comunicação corporativa

Seja uma empresa prestadora de serviços de segurança do trabalho ou uma fábrica de brinquedos, os processos de comunicação sempre surgem de uma mesma estrutura. É importante entender cada processo para conseguir identificar os erros.

Pois só assim será possível constituir um bom ambiente de trabalho, em que todos se entendam e consigam conviver em harmonia.

Para melhor compreensão desse processo é preciso entender que a comunicação de três lugares que são eles:

• Emissor;
• Meio;
• Receptor.

Sendo assim, o emissor é aquele que envia uma informação seja sobre um programa de controle médico de saúde ocupacional, alterações de salários, um arquivo ou até mesmo um projeto, por exemplo.

Esse conteúdo é transferido pelo meio, que também é chamado de ambiente, sendo assim o receptor é a quem se destina esse conteúdo. É importante que tudo chegue de forma íntegra e sem nenhuma falha.

Além desses processos também existe o feedback, que é o retorno dessas informações à sua origem, que pode ser por meio de resposta ou confirmação do recebimento.

Caso ocorra qualquer erro de comunicação nos processos mostrados acima, essa mensagem chegará ao destino de uma forma completamente errada, e isso é o que chamamos de ruído de comunicação, que são classificados nos seguintes termos:

Ruído fisiológico

Esse tipo é o mais comum entre as empresas e ocorre pelo bloqueio de alguma função do corpo, por isso o nome ruído fisiológico, onde algum elemento pode atrapalhar as funções motoras ou cognitivas.

Isso faz com que as partes não entendam a mensagem que precisa ser passada, por exemplo, uma empresa comunica para um funcionário que o sistema de pagamento sofrerá modificações.

Esse funcionário tem algum problema auditivo e acaba entendendo a informação completamente errada, e essa pessoa irá reproduzir para os seus colegas de trabalho uma informação incorreta. Até que se esclareçam os fatos, o boato já rodou a empresa toda.

Alguns outros fatores de saúde também podem afetar o entendimento dessa mensagem, como efeitos colaterais causados por dor de cabeça, estresse, problemas nas cordas vocais.

Ruído físico

Esse problema ocorre em ambientes muito barulhentos como em obras de construção civil, trânsito intenso, fábricas com diversos maquinários.

Ou seja, quando um gerente passa a informação da mudança de um sistema de ponto eletrônico para funcionários, por exemplo, para uma pessoa que está trabalhando em um lugar com muito barulho, tem chances de que esse colaborador não entenda muita coisa.

Por isso é fundamental que todas as informações sejam dadas em lugares com o mínimo de barulho possível para que haja compreensão de todos.

Ruído psicológico

Esse ruído é caracterizado pela ausência de foco, concentração e na lentidão para entender algumas informações, tendo sua origem em causas psicológicas.

Essa falha acontece devido à dificuldade de compreensão das mensagens, por mais que fisicamente e fisiologicamente tudo esteja bem.

Pode ocorrer pelo uso de redes sociais ou algo que tire atenção no meio da conversa, ou ainda por algum problema emocional ou psicológico que esse colaborador esteja passando.

Ruído semântico

O ruído semântico é quando uma pessoa não entende o significado de alguma coisa. Por exemplo, o funcionário está assistindo uma palestra sobre sistema gravação de ligações e começa a ouvir termos desconhecidos e não consegue entender o que está sendo dito.

Sendo assim, ele não consegue compreender o sentido das frases e não consegue absorver as informações necessárias, saindo desse ambiente completamente confuso e cheio de dúvidas.

Isso ocasiona um grande ruído na hora de passar essas informações adiante no ambiente de trabalho.

Causas do ruído de comunicação nas organizações

As causas de ruídos de comunicação têm características bem comuns dentre as empresas, sendo assim é mais fácil encontrar as formas de prevenção desse problema e com isso aumentar as chances de resultados positivos.

É importante que essas causas sejam identificadas e solucionadas o mais rápido possível para que não haja nenhum problema em sua empresa de câmeras de monitoramento.

Conheça alguns dos motivos mais comuns dos ruídos de comunicação.

Falhas de linguagem

No que diz respeito aos clientes, o excesso de palavras e termos técnicos pode acabar dificultando o acesso dos clientes ao que está sendo dito, por mais que o serviço seja conhecido.

Principalmente no primeiro contato desse cliente com a empresa, pense que se essa pessoa não se sentir confortável e bem recebida, provavelmente não irá retornar para adquirir os serviços da marca.

Por isso é importante que a empresa torne a linguagem a mais clara e objetiva possível, para que todos possam entender sua mensagem.

Entre os funcionários, isso pode acontecer pela ausência de conhecimento de um conceito ou nomenclatura, principalmente quando se trata de algo relacionado a outro setor.

Falhas nos canais de comunicação

O meio por onde a informação é passada é de extrema importância para que a mensagem chegue ao receptor com sucesso, por isso que, ao escolher uma forma errada de comunicação, pode acabar comprometendo a cadeia de trabalho como um todo.

Por isso as diretrizes de comunicação devem ser passadas para todos os funcionários desde o momento da sua contratação. A comunicação pode ocorrer através de:

• Comunicados fixados em locais de fácil acesso;
• Um post fixo nas comunidades virtuais;
• Treinamentos constantes.

Entenda que a comunicação das informações deve ser feita a todo o momento, e não somente quando há mudança de algo.

Falhas no ambiente organizacional

Para que ocorra uma melhor compreensão das mensagens e que elas sejam assimiladas por todos, é importante que sejam transmitidas em um ambiente calmo e tranquilo, como uma sala de reunião ou um lugar reservado da empresa.

Quando isso não acontece, há grandes chances da informação se perder na transmissão ou o conteúdo ser distorcido.

Consequências do ruído na comunicação da empresa

As falhas na comunicação contribuem na ocorrência de diversos problemas profissionais e pessoais na rotina dos funcionários, o que atrapalha as atividades e o relacionamento entre eles, o que reflete no desempenho da empresa.

Suas principais consequências são:

• Erros nos processos;
• Impacto negativo na produtividade;
• Perda de oportunidades;
• Ocorrência de conflitos;
• Treinamentos inadequados;
• Dificuldades na gestão.

Essas consequências prejudicam toda a empresa, desde os cargos mais baixos, passando pela gestão, chegando inclusive nos clientes, que são prejudicados por esses problemas de comunicação.

Como reduzir os ruídos na comunicação empresarial?

É importante que se tenha uma manutenção dos meios de comunicação e interação constante das equipes de trabalho, assim é mais fácil evitar os problemas de comunicação, mas mesmo com toda essa política podem ocorrer ruídos na empresa.

Por isso, implementar tecnologias que permitam ligações telefônicas é muito mais eficiente chamadas por voz do que mensagens, assim os colaboradores estão mais alinhados.

Além disso, estruture uma boa comunicação interna, tenha diversos canais de comunicação na empresa e forneça guias para todos os funcionários para ajudar nas tarefas do dia a dia.

Lembre-se que reuniões evitam ruídos de comunicação, faça reuniões mensais para passar todas as informações que esses funcionários necessitam.

Além disso, registre todos os apontamentos dos funcionários e todas as informações que foram passadas pela empresa, com isso você tem controle de tudo que foi dito.

É importante entender que os ruídos de comunicação sempre vão existir, seja em um novo procedimento para os funcionários, como análise ergonômica do trabalho aet, ou em relação à troca de gestores e funções.

Por isso é importante ter canais bem estruturados e uma comunicação eficaz para que esses ruídos sejam percebidos quanto antes para serem solucionados.