Fazer a gestão documental é um processo essencial em qualquer tipo de negócio, afinal de contas, independentemente de qual seja o seu tipo de empresa ou trabalho, ele conta com uma área responsável por cuidar de toda a papelada.
Esses papéis, por mais burocráticos que sejam, servem como provas que garantem a proteção da empresa e dos funcionários em diversos casos que se torna necessário a apresentação de um determinado documento, como:
- Contratos;
- Termos;
- Autorizações;
- Boletos;
- Notas fiscais;
- Relatórios;
- Entre outros.
São inúmeros os tipos de documentos que uma empresa precisa cuidar e que cada funcionário também precisa dar conta, dependendo do seu cargo dentro do espaço, perder um documento pode ser um grande pesadelo.
Com a chegada do regime home office por conta da pandemia do novo coronavírus, onde as pessoas tiveram que começar a trabalhar de dentro de suas casas, o cuidado com os documentos se tornou um grande desafio.
Isso porque, cada um teve que começar a lidar com as responsabilidades de cuidar dos seus próprios papéis, alguns optaram por um serviço de armazenagem e gestão de documentos, o que foi ótimo, e outros se arriscaram a tentar organizar tudo sozinhos.
Quem optou por fazer isso por conta própria, viu que se tratava de um trabalho bem mais difícil do que se imaginava, afinal de contas, gerir documentos vai além de apenas saber separá-los da maneira correta.
Uma boa gestão de documentos trabalha na otimização de processos, permitindo que os documentos corretos sejam encontrados de forma rápida e acessível pelas pessoas responsáveis, quando necessário.
Fazer isso dentro de casa pode até parecer um bicho de sete cabeças, mas acredite, é bem mais simples do que parece, principalmente quando se conta com dicas práticas e com empresas especialistas no assunto.
Seja para fazer a gestão de documentos eletrônicos ou de documentos físicos, hoje iremos abordar algumas dicas essenciais para te ajudar a gerir seus documentos da melhor forma possível, mesmo estando em casa.
5 dicas para organizar os documentos no home office
Organização é uma característica que requer muito cuidado e preparo, pense que uma pessoa, ao se deparar com uma montanha de documentos físicos, pode pirar se não tiver o devido preparo para começar a organizar todo aquele material.
Por isso, o primeiro passo é não se desesperar e entender que aquilo não é impossível, por mais clichê que isso possa parecer, é essencial entender que por mais bagunçado que os documentos possam estar, você vai conseguir dar conta dessa tarefa.
Mas para isso, é necessário ter estratégias bem formuladas e a sua disposição para que o processo seja otimizado e rápido. Sendo assim, confira abaixo cinco dicas simples, mas que farão toda a diferença na gestão documental no home office:
- Separe os documentos por assuntos
A primeira dica é separar os documentos por assuntos, essa dica é como uma espécie de alarme de incêndio, que te alerta sobre o que deve ir para determinada categoria ou não, é o que começa, de fato, o trabalho de organização.
Por isso, você pode separar caixas para documentos físicos ou pastas para documentos onlines, com os nomes de cada assunto e, a partir daí, começar a separar cada documento, colocando-o em seu devido lugar de assunto.
- Crie pastas para cada tipo de documento
Como dito anteriormente, criar pastas para os documentos é essencial na gestão documental no home office, isso porque, nesse regime de trabalho, os funcionários mal recebem documentos físicos.
Com a pandemia do novo coronavírus, tudo se tornou digital e, por isso, saber como organizar os documentos dentro desse universo é uma necessidade de todo profissional. Sendo assim, crie pastas em seu computador que te ajudem a manter tudo em ordem.
- Permita o acesso apenas das pessoas responsáveis
Assim como um distribuidor de fios e cabos permite apenas que as pessoas responsáveis pelo serviço tenham acesso aos materiais, certifique-se que apenas os responsáveis pelos documentos terão acesso a eles.
Isso porque, ao permitir que pessoas não autorizadas mexam nos documentos, elas podem acabar desorganizando tudo e destruindo o trabalho que você teve para deixar tudo em ordem, por isso, permita apenas que os responsáveis de cada área tenha acesso a eles.
- Garanta a organização dos documentos
Outro ponto muito importante é garantir a organização desses documentos, mesmo depois deles já estarem organizados. Ou seja, é necessário manter a organização desses documentos para evitar a bagunça e até mesmo a perda deles.
Pessoas desorganizadas tendem a bagunçar uma caixa ou pasta de documentos, mas é importante analisá-las sobre a importância de manter tudo em ordem, o que evita problemas maiores lá na frente.
- Use a tecnologia ao seu favor
Por fim, mas não menos importante, estamos na era digital, onde um relatório de impacto ambiental ou até mesmo um boleto é produzido e compartilhado dentro de um ambiente 100% online.
Quando falamos da gestão documental, o cenário não muda tanto, existem diversos sistemas e ferramentas que permitem uma gestão de documentos otimizada para você, por isso, vale a pena conhecer mais sobre o assunto e investir nele.
Essas são dicas simples, mas que fazem toda a diferença na rotina de trabalho no home office de qualquer profissional, ajudando na melhor organização e gestão de seus documentos, gerando um espaço otimizado e produtivo para todos.
Soluções especializadas: motivos para contar com elas
Por falar em tecnologia dentro da pauta de gestão documental, não poderíamos deixar de falar sobre a importância do uso de soluções especializadas para ajuda na rotina de organização e contato com esses documentos.
A tecnologia mudou muitos processos no nosso cotidiano, desde a solicitação de uma declaração de importação até mesmo a forma como se cuida e organiza documentos importantes, sejam eles profissionais ou pessoais.
Não é à toa que as soluções especializadas em gestão documental ganharam grande notoriedade no mercado nos últimos tempos, pois permitem a organização de documentos de forma rápida e acessível para as pessoas.
Assim como uma empresa conta com diferentes tipos de sistemas e ferramentas para as mais diferentes funções e processos, também é possível contar com a tecnologia, agora, para ajudar na gestão documental das marcas.
Pensando nisso e em como essas soluções, que variam desde sistemas e ferramentas, desde os gratuitos até os pagos, selecionamos alguns motivos que podem te convencer a postar nessas soluções para ajudar na gestão documental no home office. Confira:
Otimização de tempo e processos
Contar com uma solução especializada em gestão documental ajuda na otimização do seu tempo, permitindo que isso seja feito de maneira mais rápida, pois sabemos bem que organizar documentos é uma tarefa que demanda bastante tempo.
Seja em uma empresa de treinamento e consultoria ou até mesmo em um consultório de estética, as soluções especializadas nesse assunto auxiliam na realização do processo de forma mais rápida e prática.
Mais segurança para os documentos
Viver na era digital pode ser visto como um grande privilégio, mas como nem tudo é perfeito, essa era também traz os seus perigos, e uma delas é a possibilidade do vazamento e do roubo de dados e documentos importantes.
Contar com uma solução especializada na gestão de documentos, ajuda não apenas na organização deles, mas também oferece mais segurança para que esses documentos não caiam nas mãos de pessoas erradas.
Economia de gastos e espaço
Por fim, mas não menos importante, as soluções especializadas permitem a economia de gastos e de espaço, pois através delas é possível economizar o dinheiro que seria gasto em outros tipos de serviços e o espaço para o armazenamento desses documentos.
Lembrando que, as soluções especializadas na gestão de documentos servem tanto para uma empresa de inspeção de instalação elétrica quanto para qualquer outro tipo de negócio, afinal de contas, todos precisam lidar com documentos.
Contar com as soluções especializadas é uma maneira de garantir uma rotina de trabalho mais produtiva no home office é uma forma inovadora de cuidar dos documentos de uma empresa, que são partes fundamentais para o funcionamento dela.
Em suma, as soluções especializadas são maneiras mais acessíveis e otimizadas de garantir que os documentos de uma empresa se mantenham seguros e organizados, mesmo com os profissionais trabalhando remotamente.
Considerações finais
A gestão de documentos é algo extremamente importante nos dias de hoje, pois foca em processos que podem decidir o futuro de uma empresa, por isso, todo cuidado é pouco quando falamos deles.
Sendo assim, conte com dicas práticas como as que demos no conteúdo e soluções especializadas que podem te ajudar a realizar esse processo da melhor maneira possível, independentemente de onde estiver.
