É bastante comum que as empresas se concentrem na gestão de matérias-primas e recursos financeiros e se esqueçam de planejar o uso da força de trabalho, que é, essencialmente, o que faz tudo ser possível dentro de uma instituição.

Por isso, neste artigo você encontrará uma definição para te ajudar a entender o que é a força de trabalho, qual a importância de fazer um bom planejamento e como adaptar esse plano ao modelo híbrido, cada vez mais comum no mercado de trabalho pós-pandemia.

O que é planejamento de força de trabalho?

Planejamento de força de trabalho é o processo de gerenciamento e alocação de recursos humanos para atender às necessidades de uma organização. 

Envolve avaliar a demanda por trabalhadores em diferentes áreas e horários, com o objetivo de maximizar a eficiência, diminuindo o tempo ocioso e garantindo que haja pessoal suficiente para atender às necessidades da empresa.

Uma das ferramentas mais importantes para o planejamento de força de trabalho é o rastreador em tempo real, que permite que os gerentes monitorem a atividade dos funcionários, fornecendo informações sobre sua disponibilidade, tempo de trabalho e produtividade. 

Assim, é possível fazer ajustes imediatos nas escalas de trabalho e reatribuir tarefas, além de identificar áreas onde a força de trabalho está subutilizada ou sobrecarregada, permitindo garantir que a equipe esteja sendo utilizada da maneira mais eficaz possível. 

Além disso, ele pode ser integrado a outras ferramentas de gerenciamento de recursos humanos, como a folha de pagamento e a gestão de benefícios.

Qual a importância de fazer um planejamento?

O planejamento de força de trabalho é essencial para qualquer empresa que deseja maximizar a eficiência e minimizar custos. 

Um dos principais benefícios do planejamento é a capacidade de prever demandas futuras e se preparar adequadamente, importante em setores onde a demanda varia ao longo do ano ou em diferentes períodos do dia, como no comércio varejista ou no turismo. 

Além disso, o planejamento de força de trabalho é fundamental para garantir que a equipe tenha as habilidades certas para realizar as tarefas necessárias. 

Por exemplo, em empresas que oferecem serviços de manutenção de extintores, é importante garantir que a equipe esteja treinada e certificada para realizar o trabalho de maneira segura e eficiente.

Benefícios de um bom planejamento

Gerir corretamente os recursos humanos da empresa é benéfico porque a equipe é o motor que impulsiona o sucesso da organização. 

Ao gerenciar de forma eficaz as habilidades, conhecimentos, motivação e bem-estar dos funcionários, os gerentes maximizam a produtividade, reduzem a rotatividade de pessoal e garantem que a equipe esteja preparada para enfrentar desafios futuros.

Melhoria na qualidade do trabalho

O planejamento de força de trabalho é um processo crucial para as empresas que desejam melhorar a qualidade do trabalho. 

Ao planejar adequadamente a força de trabalho, as organizações podem evitar a sobrecarga de trabalho. Por outro lado, o planejamento de força de trabalho também pode evitar a ociosidade. 

A qualidade do trabalho também é melhorada quando os funcionários têm as ferramentas e equipamentos necessários para realizar suas tarefas. 

Por exemplo, uma fabricante de escadas de aluminio pode planejar adequadamente a força de trabalho para garantir que os trabalhadores tenham as ferramentas e equipamentos adequados para realizar seus trabalhos com segurança e eficiência. 

Além disso, a empresa pode garantir que os trabalhadores estejam adequadamente treinados para lidar com os equipamentos e prevenir acidentes de trabalho.

Retenção de talentos

Ao planejar adequadamente a força de trabalho, as empresas podem garantir que tenham funcionários com as habilidades e conhecimentos necessários para realizar as tarefas da empresa.

Um aspecto importante do planejamento de força de trabalho é a definição clara das funções e responsabilidades de cada cargo. 

Isso ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes de suas funções e saibam o que é esperado deles, reduzindo a probabilidade de desentendimentos ou conflitos no ambiente de trabalho.

Além disso, um software controle de estoque pode ajudar uma empresa a planejar adequadamente sua força de trabalho, permitindo que ela identifique possíveis gargalos no processo de produção. 

Outro benefício do planejamento de força de trabalho é que ele pode ajudar a aumentar a satisfação dos funcionários, o que pode levar a uma maior retenção de talentos. 

Quando os funcionários se sentem valorizados e têm as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho de maneira eficaz, eles tendem a ser mais engajados e produtivos no trabalho, o que pode levar a melhores resultados para a empresa.

Como adaptar o planejamento para o modelo híbrido?

Com o modelo híbrido de trabalho, em que os funcionários podem trabalhar tanto remotamente quanto presencialmente, é necessário adaptar o planejamento da força de trabalho para garantir que a empresa continue operando de maneira eficiente e eficaz. 

Ao adaptar o planejamento para o modelo híbrido, é importante levar em consideração as necessidades e expectativas dos funcionários, além das metas e objetivos da empresa. 

Com um planejamento adequado e uma abordagem flexível, a empresa pode aproveitar os benefícios do modelo híbrido de trabalho e manter a eficiência e a produtividade.

Identificar funções que podem ser remotas

Para identificar quais funções podem ser feitas remotamente, as empresas precisam analisar cuidadosamente as necessidades de cada função e as habilidades necessárias para executá-las.

É importante identificar as funções que não exigem a presença física do funcionário no escritório ou na fábrica, como:

• Tarefas administrativas;
• Gerenciamento de projetos;
• Vendas;
• Marketing;
• Atendimento ao cliente.

Além disso, as empresas também podem avaliar a necessidade de assistência técnica de balança ou outras ferramentas que podem ser facilmente acessadas remotamente. 

Outro aspecto a ser considerado é a capacidade do funcionário de trabalhar de forma independente e gerenciar o próprio tempo. Funções que exigem um alto nível de colaboração ou que precisam de supervisão podem não ser adequadas para o modelo.

Determinar a capacidade física do local de trabalho

Com a adoção cada vez maior de modelos de trabalho híbridos, é importante determinar se o local de trabalho tem a capacidade física adequada para suportar esse modelo de trabalho. 

Para garantir um ambiente seguro e confortável para os funcionários, é necessário avaliar a infraestrutura e as condições do local de trabalho, incluindo aspectos como a iluminação, a ventilação e a acústica.

Além disso, é importante avaliar a ergonomia do ambiente de trabalho, especialmente no caso de funções que envolvem medição de espessura em tubulações ou outras tarefas que podem ser fisicamente exigentes. 

Isso pode incluir a escolha de móveis adequados, a verificação da altura da mesa, a posição do teclado e do mouse e a avaliação da postura do funcionário durante o trabalho.

Outro aspecto importante é a avaliação da tecnologia disponível no local de trabalho. As empresas precisam garantir que os funcionários tenham acesso à tecnologia necessária para realizar suas funções remotamente.

Estabelecer políticas e procedimentos claros

Ao adotar modelos de trabalho híbridos, é importante estabelecer políticas e procedimentos claros para garantir que os funcionários saibam o que é esperado deles e para manter a produtividade e a eficiência.

Uma das primeiras etapas para estabelecer políticas e procedimentos claros é envolver os funcionários no processo. É importante ouvir suas preocupações e sugestões para garantir que as políticas sejam realistas e adequadas para todos os envolvidos.

Além disso, é preciso definir expectativas claras para o tempo de resposta e disponibilidade dos funcionários para garantir que as comunicações sejam eficazes.

No que diz respeito aos horários de trabalho, estabelecer horários para que os funcionários trabalhem remotamente e no escritório é imprescindível para uma boa relação da empresa com os trabalhadores e para a qualidade de vida dos funcionários. 

O horário deve ser rigorosamente respeitado, tanto pela empresa quanto pelos empregados. É importante garantir que os funcionários tenham uma programação equilibrada para evitar fadiga e esgotamento.

Em relação à segurança e privacidade, políticas claras sobre o uso de dispositivos e redes corporativas podem ser necessárias, bem como sobre o acesso a informações confidenciais. 

Isso pode incluir a exigência de senhas fortes, a proibição de compartilhamento de informações confidenciais e o uso de fornecedores de EPIs em SP para garantir a segurança dos funcionários.

Fornecer as ferramentas e tecnologias necessárias

É fundamental que as empresas forneçam as ferramentas e tecnologias necessárias para garantir que seus funcionários possam desempenhar suas funções de maneira eficaz, independentemente do local de trabalho.

Uma das ferramentas mais importantes é a tecnologia de comunicação, como software de videoconferência, plataformas de colaboração e comunicação, sistemas de gerenciamento de projetos e ferramentas de compartilhamento de arquivos. 

Além disso, fornecer acesso seguro à rede da empresa, para permitir o acesso a informações e arquivos relevantes, é crucial.

Outras ferramentas incluem hardware de computador, como laptops, monitores e impressoras, além de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. 

Também é importante fornecer equipamentos específicos para as funções de trabalho, como software de design gráfico, equipamentos de medição, serviços de corte e dobra de chapas, entre outros.

Ao fornecer as ferramentas necessárias, as empresas podem ajudar seus funcionários a trabalhar de maneira mais eficiente e produtiva, além de reduzir o risco de erros ou problemas de segurança devido à falta de informações ou ferramentas adequadas.

É importante destacar que a empresa deve ter políticas e procedimentos claros em relação à utilização dessas ferramentas e tecnologias, bem como estabelecer diretrizes para a manutenção e atualização das mesmas. 

Também é fundamental garantir que todos os funcionários tenham acesso às ferramentas e tecnologias necessárias, incluindo aqueles que trabalham remotamente.